Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

ProMa ist eine Software für Hausverwaltungen, Vermieter und Wohnungseigentümergemeinschaften. Darin werden Objekte, Wohnungen, Mietverträge, Zählerstände, Abrechnungen, Nachrichten und Dokumente verwaltet. Dabei verarbeiten wir zwangsläufig personenbezogene Daten: von Mitarbeitenden der Verwaltung, von Mieterinnen und Mietern, von Eigentümerinnen und Eigentümern, von Hausmeistern, Beiräten und Dienstleistern.

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die Anwendung verarbeitet, wer dafür verantwortlich ist, wie lange die Daten aufbewahrt werden und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für die Anwendung selbst, nicht für die Unternehmens-Website der Colibri-Concepts GmbH.

2. Wer verantwortlich ist

In ProMa arbeitet jede Hausverwaltung in einem eigenen, abgetrennten Bereich (einem sogenannten Mandanten). Daraus ergeben sich zwei Rollen:

Ihre Hausverwaltung oder Ihr Vermieter

Die Hausverwaltung oder der Vermieter, der Sie zu ProMa eingeladen hat, entscheidet, welche Daten über Sie erfasst werden, etwa Ihre Anschrift, Ihren Mietvertrag, Ihre Zählerstände oder Ihre Abrechnungen. Er ist dafür Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wenden Sie sich mit Fragen zu diesen Daten bitte direkt an Ihre Hausverwaltung.

Colibri-Concepts GmbH

Wir, die Colibri-Concepts GmbH, entwickeln und betreiben die Plattform. Für die Verwaltungsdaten Ihrer Hausverwaltung sind wir Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): Wir speichern und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach den Vorgaben der jeweiligen Hausverwaltung und nutzen sie nicht für eigene Zwecke.

Für den Betrieb der Plattform selbst sind wir eigener Verantwortlicher. Das betrifft die Benutzerkonten, die Anmeldung, die Sicherheits- und Zugriffsprotokolle, die Datensicherungen und die technische Infrastruktur.

Weitere Angaben zu unserem Unternehmen finden Sie im Impressum.

3. Welche Daten verarbeitet werden

ProMa verarbeitet nur Daten, die für die Verwaltung von Immobilien und den Betrieb der Anwendung nötig sind. Es gibt keine Profilbildung zu Werbezwecken und keine Weitergabe an Werbepartner.

3.1 Benutzerkonto und Anmeldung

Wenn Sie ein Konto anlegen oder eingeladen werden, speichern wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Ihr Passwort ausschließlich als kryptografischen Hash (Verfahren Argon2id), Ihre Rollen und Berechtigungen sowie den Status des Kontos. Bei jeder Anmeldung werden Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) festgehalten; fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt, um Konten nach mehreren Fehlversuchen vorübergehend zu sperren.

Für jede aktive Sitzung speichern wir einen Datensatz mit IP-Adresse, Browserkennung, Erstellungs- und Ablaufzeitpunkt. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung, wird das dazugehörige Geheimnis verschlüsselt (AES-256-GCM) abgelegt. Bestätigungs- und Zurücksetzungslinks für E-Mail-Adresse und Passwort sind zeitlich befristet und werden nur als Hash gespeichert.

3.2 Stammdaten der Immobilienverwaltung

Ihre Hausverwaltung erfasst zu Personen Namen oder Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und, soweit für Zahlungen erforderlich, die Bankverbindung (IBAN und BIC). IBAN und BIC werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), in der Anwendung nur maskiert angezeigt und im Klartext ausschließlich auf ausdrückliche Anforderung berechtigter Verwaltungsnutzer abgerufen; jeder solche Abruf wird protokolliert. Dazu kommen Objekte, Gebäude und Einheiten, Mietverträge mit Haupt- und Mitmietern, Eigentumsanteile, Versicherungen und Schadensfälle, Termine sowie die Zuordnung von Vermietern, Eigentümern, Hausmeistern und Beiräten zu einzelnen Objekten. Mitmieter sehen zwar den gemeinsamen Mietvertrag, nicht aber Bankverbindung und Anschrift des Hauptmieters.

3.3 Abrechnungen, Mahnungen und Buchhaltung

Nebenkosten-, Heizkosten- und Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne, Rücklagen, Mahnungen und Zahlungsstatus werden im Mandanten Ihrer Hausverwaltung gespeichert. Abrechnungen und Mahnungen können per E-Mail an die Empfänger versendet werden; der Versand wird im Änderungsprotokoll festgehalten.

3.4 Zählerstände und Zählerfotos

Zählerstände können mit einem Foto des Zählers erfasst werden. Das Foto dient als Beleg: Es wird auf unserem Server gespeichert, mit einer Prüfsumme (SHA-256) versehen und mit der Ablesung verknüpft. Der auf dem Foto erkennbare Zählerstand wird auf unserem Server mit einer lokal installierten Texterkennung (Tesseract) als Vorschlag ausgelesen; das Bild wird dafür an keinen externen Dienst übertragen. Der Vorschlag wird von Menschen geprüft und bestätigt.

Erfasste Zählerstände und ihre Belegfotos lassen sich nicht löschen oder nachträglich verändern. Das erzwingt die Datenbank selbst. Korrekturen werden als neue Ablesung mit Begründung angefügt, das Original bleibt sichtbar. Grund dafür ist die Nachvollziehbarkeit der Verbrauchsabrechnung: Mieter, Eigentümer und Verwaltung müssen jederzeit nachprüfen können, auf welchen Werten eine Abrechnung beruht. Zählerstände werden daher wie Abrechnungsunterlagen aufbewahrt (siehe Abschnitt 7).

3.5 Echtzeit-Messwerte

Wird ein Zähler mit einem Messgerät (zum Beispiel einem Shelly-Zwischenstecker) verbunden, sendet dieses Gerät Verbrauchs- und Leistungswerte an unseren Server, entweder per MQTT über eine verschlüsselte Verbindung oder per Webhook mit einem gerätespezifischen Zugangsschlüssel. Rohwerte (höchstens ein Wert pro Minute) werden 14 Tage aufbewahrt und dann automatisch gelöscht. Daraus zusammengefasste Stundenwerte (Verbrauch und Spitzenleistung je Stunde) bleiben dauerhaft gespeichert, damit Verbräuche und Vergleichswerte über längere Zeiträume ausgewertet werden können. Mieter sehen nur die Werte ihrer eigenen Wohnung.

3.6 Nachrichten, Aufträge und Benachrichtigungen

Nachrichten zwischen Beteiligten (direkt oder in Gruppen), Schadensmeldungen und Aufträge mit Kommentaren sowie In-App-Benachrichtigungen werden mit Absender, Zeitpunkt und Inhalt gespeichert. Mieter, Eigentümer, Hausmeister, Beiräte und Dienstleister können einander nur anschreiben, wenn ein gemeinsamer Bezug besteht (dasselbe Objekt, dieselbe Wohnung oder ein gemeinsamer Auftrag); die Hausverwaltung kann alle Nutzer ihres Mandanten erreichen. Entfällt der Bezug, sind weitere Nachrichten nicht mehr möglich, bestehende bleiben lesbar.

3.7 Dokumente und Dateien

Hochgeladene Dokumente und Zählerfotos liegen in einem Objektspeicher (MinIO) auf demselben Server wie die Datenbank. Der Zugriff erfolgt nur über kurzlebige, signierte Links (zehn Minuten gültig), die die Anwendung nach Prüfung Ihrer Berechtigung ausstellt. Up- und Downloads von Dokumenten werden im Änderungsprotokoll vermerkt.

3.8 Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen auf einem Gerät aktivieren, speichern wir die vom Browser erzeugte Abo-Adresse (Endpoint), die zugehörigen Verschlüsselungsschlüssel, die Browserkennung und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Benachrichtigungen (Titel, Kurztext, zum Beispiel eine Nachrichtenvorschau, und ein Link in die App) werden über den Push-Dienst des Browserherstellers (Apple, Google oder Mozilla) zugestellt. Der Inhalt wird dabei nach dem Web-Push-Standard für Ihren Browser verschlüsselt; der Push-Dienst erfährt nur, dass eine Nachricht an Ihr Gerät geht, nicht ihren Inhalt. Push ist freiwillig und lässt sich im Profil jederzeit je Gerät beenden. Erreicht Sie keine Push-Benachrichtigung, kann ersatzweise eine E-Mail versendet werden, sofern Ihre Hausverwaltung einen E-Mail-Dienst eingerichtet hat und Sie E-Mail-Benachrichtigungen nicht abgeschaltet haben.

3.9 E-Mail-Versand

ProMa versendet E-Mails wie Bestätigungslinks, Einladungen, Abrechnungen, Mahnungen, Einladungen zu Eigentümerversammlungen oder Benachrichtigungen. Jede Hausverwaltung legt in den Einstellungen selbst fest, über welchen E-Mail-Dienst ihre Nachrichten gehen (eigener SMTP-Server oder ein Anbieter wie Postmark, Mailgun, SendGrid, Google oder Microsoft). Die dafür nötigen Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt. Für die Auswahl dieses Dienstes und die Daten, die dabei an den Anbieter gelangen (Empfängeradresse, Betreff, Inhalt, Anhänge), ist die jeweilige Hausverwaltung verantwortlich. Für Systemnachrichten der Plattform, etwa die Bestätigung einer neuen Registrierung, sind wir selbst verantwortlich.

3.10 Änderungsprotokoll

Wichtige Aktionen in der Anwendung werden in einem Änderungsprotokoll festgehalten: wer wann was getan hat, zum Beispiel Anmeldungen (mit IP-Adresse und Browserkennung), das Anlegen und Ändern von Personen, Abrechnungen und Mahnungen, der Versand von E-Mails sowie das Hochladen und Herunterladen von Dokumenten. Das Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit und der Aufklärung von Fehlern oder Missbrauch. Einsehen können es innerhalb eines Mandanten nur Rollen mit der entsprechenden Berechtigung, in der Grundeinstellung die Verwaltung und der Beirat.

3.11 Server- und Zugriffsprotokolle

Unser Webserver protokolliert jeden Aufruf mit Zeitpunkt, aufgerufener Adresse, IP-Adresse, Statuscode und Browserkennung. Weitere Kopfzeilen der Anfrage werden nicht protokolliert. Die Protokolle werden ausschließlich zur Fehlersuche und zur Abwehr von Angriffen genutzt. Sie rotieren automatisch: Je Dienst werden höchstens fünf Dateien mit je 10 MB vorgehalten, ältere Einträge werden überschrieben.

3.12 Datensicherungen

Einmal täglich wird eine Sicherung der Datenbank, der Dateien und der Konfiguration erstellt. Die Sicherungen liegen auf demselben Server, sind nur für den Systemverwalter lesbar und werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Innerhalb dieser Frist können gelöschte Daten noch in einer Sicherung enthalten sein.

4. Speicherung in Ihrem Browser

ProMa setzt keine Cookies ein und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Tools. Schriften und Skripte werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Der lokale Speicher Ihres Browsers (localStorage und sessionStorage) wird nur für den Betrieb der Anwendung genutzt:

• Anmeldung: Nach dem Login speichert der Browser Ihre Zugangstoken und Ihre Kontodaten (E-Mail, Rollen, Berechtigungen), damit Sie angemeldet bleiben. Das kurzlebige Zugangstoken ist 15 Minuten gültig und wird automatisch erneuert; eine Sitzung, die 30 Tage nicht genutzt wurde, läuft ab. Beim Abmelden werden die Daten gelöscht.
• Installationshinweis: Ob Sie den Hinweis, ProMa als App zu installieren, ausgeblendet haben und für wie lange.
• Anzeigeeinstellungen: Zum Beispiel aufgeklappte Menübereiche und Spalteneinstellungen in Tabellen.

Der Service Worker der App wird ausschließlich für Push-Benachrichtigungen verwendet; er legt keine Kopien von Seiteninhalten an.

5. Empfänger und Dienstleister

Hosting

Die Anwendung läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland. Hetzner stellt die Hardware und die Netzanbindung bereit und ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Datenbank, Dateispeicher, Texterkennung und Datensicherungen laufen auf diesem Server; es findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union statt, soweit in dieser Erklärung nichts anderes genannt ist.

Push-Dienste

Push-Benachrichtigungen werden über den Dienst des jeweiligen Browserherstellers (Apple, Google, Mozilla) zugestellt. Diese Anbieter erhalten die Abo-Adresse Ihres Geräts und die verschlüsselte Nachricht; je nach Anbieter kann dabei eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden. Sie steuern das, indem Sie Push aktivieren oder beenden.

E-Mail-Dienst Ihrer Hausverwaltung

E-Mails Ihrer Hausverwaltung gehen über den von ihr eingesetzten E-Mail-Dienst. Welcher Anbieter das ist, erfahren Sie bei Ihrer Hausverwaltung.

Innerhalb der Anwendung

Innerhalb eines Mandanten sehen die Beteiligten nur das, was zu ihrer Rolle gehört: Die Verwaltung sieht ihren gesamten Bestand, Mieter ihre eigene Wohnung, Dienstleister nur Aufträge, aber keine Abrechnungen, Verträge oder Stammdaten. Mitarbeitende der Colibri-Concepts GmbH greifen auf Verwaltungsdaten nur zu, wenn das zur Wartung, Fehlerbehebung oder auf Weisung der Hausverwaltung erforderlich ist.

6. Rechtsgrundlagen

• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung von Konto-, Stammdaten, Verträgen, Zählerständen, Nachrichten und Dokumenten ist nötig, um den Mietvertrag, den Verwaltervertrag oder die Nutzung von ProMa zu erfüllen.
• Rechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Abrechnungen, Zählerstände und zugehörige Belege unterliegen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie den Pflichten aus Miet- und Wohnungseigentumsrecht.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheits- und Zugriffsprotokolle, das Änderungsprotokoll, die Sperre nach Fehlanmeldungen und die Datensicherungen dienen dem sicheren, nachvollziehbaren und ausfallsicheren Betrieb.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Push-Benachrichtigungen erhalten Sie nur, wenn Sie sie auf Ihrem Gerät aktivieren. Diese Einwilligung können Sie jederzeit im Profil widerrufen, indem Sie das Gerät entfernen.

7. Speicherdauer und Löschung

• Abrechnungen, Mahnungen, Verträge, Zählerstände und Belegfotos: Sie werden so lange aufbewahrt, wie Ihre Hausverwaltung sie für die Verwaltung benötigt, und darüber hinaus für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die je nach Unterlage in der Regel sechs oder zehn Jahre betragen. Zählerstände und ihre Fotos können in dieser Zeit nicht gelöscht, sondern nur durch eine begründete Korrektur ergänzt werden.
• Echtzeit-Rohwerte: 14 Tage, danach automatische Löschung. Stundenwerte bleiben dauerhaft erhalten.
• Nachrichten, Aufträge, Dokumente: bis zur Löschung durch die Hausverwaltung oder die berechtigte Person.
• Benutzerkonto: bis zur Löschung des Kontos. Sitzungen laufen nach 30 Tagen ohne Nutzung ab, Push-Abos werden gelöscht, wenn Sie das Gerät entfernen oder der Push-Dienst das Abo als ungültig meldet.
• Änderungsprotokoll: wird nicht automatisch gelöscht, damit die Nachvollziehbarkeit für die Dauer der Aufbewahrungsfristen gewahrt bleibt.
• Server-Zugriffsprotokolle: rollierend, höchstens fünf Dateien mit je 10 MB je Dienst.
• Datensicherungen: 7 Tage.

Löschanfragen zu Verwaltungsdaten richten Sie bitte an Ihre Hausverwaltung; sie entscheidet im Rahmen der Aufbewahrungspflichten über die Löschung. Löschanfragen zu Ihrem Plattformkonto richten Sie an uns.

8. Sicherheit

• Verschlüsselte Übertragung: Alle Verbindungen zur Anwendung, zur Schnittstelle und zum Dateispeicher laufen über TLS (HTTPS); unverschlüsselte Aufrufe werden umgeleitet. Auch Messgeräte verbinden sich über TLS.
• Passwörter: werden nie im Klartext gespeichert, sondern mit Argon2id gehasht. Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App steht zur Verfügung.
• Rollen und Rechte: Jede Rolle erhält nur die Berechtigungen, die zu ihrer Aufgabe gehören. Die Anwendung prüft bei jedem Zugriff, ob Sie das jeweilige Objekt, die Wohnung oder den Zähler sehen dürfen.
• Mandantentrennung: Die Daten verschiedener Hausverwaltungen liegen zwar in einer Datenbank, werden aber auf Datenbankebene voneinander abgeschirmt (Row-Level Security): Jede Anfrage darf nur Zeilen des eigenen Mandanten lesen oder schreiben, selbst wenn in der Anwendung ein Fehler aufträte.
• Verschlüsselte Zugangsdaten: Zugangsdaten zu E-Mail-Diensten und Geheimnisse der Zwei-Faktor-Anmeldung werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
• Manipulationsschutz: Zählerstände und Belegfotos sind unveränderlich, Fotos tragen eine Prüfsumme, wichtige Aktionen werden protokolliert.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Übertragung der Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen Format (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

An wen Sie sich wenden: Für Ihre Verwaltungsdaten (Vertrag, Abrechnungen, Zählerstände, Nachrichten, Dokumente) ist Ihre Hausverwaltung oder Ihr Vermieter die richtige Anlaufstelle. Für Ihr Plattformkonto, die Anmeldung und die Protokolle des Plattformbetriebs wenden Sie sich an uns unter info@colibri-concepts.de. Viele Angaben können Sie außerdem selbst im Profil der Anwendung einsehen und ändern, etwa Ihr Passwort, Ihre Geräte für Push-Benachrichtigungen und Ihre Benachrichtigungseinstellungen. Änderungen an Ihrem Namen oder Ihren Kontaktdaten nimmt Ihre Hausverwaltung für Sie vor.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für Ihren Wohnsitz zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter dieser Adresse; das Datum des Stands steht oben auf der Seite.