1. Geltungsbereich und Anbieter
Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Software ProMa, die von der Colibri-Concepts GmbH, Rhein-Mosel-Straße 97, 56283 Gondershausen (nachfolgend „Anbieter"), als Online-Dienst bereitgestellt wird. Die vollständige Anbieterkennzeichnung finden Sie im Impressum.
ProMa richtet sich an Hausverwaltungen, Vermieterinnen und Vermieter sowie Wohnungseigentümergemeinschaften und deren Verwalter (nachfolgend „Kunde"). Der Kunde handelt bei Vertragsschluss in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit. Personen, die der Kunde in seinen Bereich einlädt (zum Beispiel Mieterinnen und Mieter, Eigentümer, Hausmeister, Beiräte, Dienstleister), nutzen ProMa im Auftrag und in der Verantwortung des Kunden; sie werden nicht Vertragspartner des Anbieters.
Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.
2. Leistungsgegenstand
Der Anbieter stellt ProMa als Software über das Internet zur Verfügung („Software as a Service"). Die Nutzung erfolgt über einen aktuellen Webbrowser; die Anwendung lässt sich zusätzlich als Web-App auf Smartphones und Tablets installieren.
Zum Funktionsumfang gehören insbesondere:
- Verwaltung von Objekten, Gebäuden, Einheiten, Personen, Mietverträgen und Eigentümern,
- Zählerverwaltung mit Foto-Ablesung, Erkennungsvorschlag und Prüfung durch den Kunden,
- Anbindung digitaler Zähler (MQTT, Webhook) zur Anzeige von Verbrauchswerten,
- Aufträge und Schadensmeldungen einschließlich Beauftragung von Dienstleistern per E-Mail,
- Nachrichten und Benachrichtigungen (In-App, Push, E-Mail),
- Nebenkosten-, Heizkosten- und Hausgeldabrechnung, Mahnwesen und Buchhaltungs-Export,
- WEG-Funktionen (Versammlungen, Beschlüsse, Wirtschaftspläne, Rücklagen),
- Termine, Dokumente, Versicherungen und Heizanlagen.
Der jeweils aktuelle Funktionsumfang ergibt sich aus der Anwendung selbst. Der Anbieter entwickelt ProMa laufend weiter und darf Funktionen verbessern, ergänzen oder ersetzen, solange der vertragliche Kernzweck erhalten bleibt.
3. Registrierung und Testphase
Mit der Registrierung legt der Kunde einen eigenen, von anderen Kunden getrennten Bereich („Mandant") an und bestätigt seine E-Mail-Adresse. Der Zugang wird vom Anbieter freigeschaltet.
Nach der Freischaltung kann der Kunde ProMa 30 Tage lang kostenlos und mit allen Modulen testen. Die Testphase endet automatisch; es entsteht daraus keine Zahlungspflicht. Eine Weiternutzung nach der Testphase setzt einen kostenpflichtigen Vertrag voraus (siehe Abschnitt 10). Kommt kein Vertrag zustande, kann der Anbieter den Zugang sperren und die Daten nach Ablauf der in Abschnitt 12 genannten Frist löschen.
4. Nutzerkonten und Rollen
Der Kunde legt innerhalb seines Mandanten Nutzerkonten an und weist ihnen Rollen zu (zum Beispiel Verwaltung, Vermieter, WEG-Eigentümer, Beirat, Hausmeister, Mieter, Dienstleister). Jede Rolle erhält nur die Rechte, die zu ihrer Aufgabe gehören. Für die richtige Zuordnung von Rollen, Objekten und Einheiten ist der Kunde verantwortlich.
Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht weitergegeben werden. Der Kunde kann für seinen Mandanten eine Zwei-Faktor-Anmeldung vorschreiben. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich, wenn ein Missbrauch von Zugangsdaten zu befürchten ist.
5. Pflichten des Kunden
- Der Kunde nutzt ProMa nur im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser Bedingungen und stellt sicher, dass auch die von ihm eingeladenen Personen dies tun.
- Der Kunde stellt keine rechtswidrigen Inhalte ein und greift nicht in den Betrieb der Software ein (etwa durch Schadsoftware, automatisierte Massenabfragen oder Versuche, auf fremde Mandanten zuzugreifen).
- Angeschlossene Geräte (zum Beispiel digitale Zähler) betreibt der Kunde in eigener Verantwortung. Er hält die dafür ausgegebenen Zugangsdaten geheim und erneuert sie bei Verdacht auf Missbrauch.
- Der Kunde prüft fachliche Ergebnisse (Abrechnungen, Mahnungen, Zählerstände, Verbrauchswerte) vor ihrer Verwendung gegenüber Dritten auf Richtigkeit und Rechtmäßigkeit.
- Der Kunde sichert wichtige Daten zusätzlich selbst, etwa durch regelmäßige Exporte.
6. Daten des Kunden und Datenschutz
Alle Daten, die der Kunde oder die von ihm eingeladenen Personen in ProMa einstellen, bleiben Daten des Kunden. Für personenbezogene Daten seiner Mieter, Eigentümer und weiteren Beteiligten ist der Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher; der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des Kunden. Die Parteien schließen hierzu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; der Anbieter stellt dafür eine Vorlage bereit.
Einzelheiten zur Verarbeitung, zur Speicherung und zu den Rechten der Betroffenen finden Sie in der Datenschutzerklärung.
7. Besondere Hinweise zu einzelnen Funktionen
Zählerstands-Erkennung
Aus Zählerfotos ermittelt ProMa einen Vorschlag für den Zählerstand. Der Vorschlag ist keine Messung und kann falsch sein. Verbindlich wird ein Zählerstand erst, wenn der Kunde ihn geprüft und bestätigt hat. Bestätigte Zählerstände und ihre Fotos werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht gelöscht; Korrekturen erfolgen durch eine neue, begründete Buchung.
Echtzeit-Verbrauchswerte
Werte angeschlossener digitaler Zähler dienen der Information. Sie stammen aus Geräten des Kunden, sind keine geeichten Messungen und können durch Übertragungsfehler, Geräteausfälle oder fehlerhafte Konfiguration unvollständig oder falsch sein. Kostenangaben daraus sind Schätzungen auf Basis des vom Kunden hinterlegten Preises.
Abrechnungen, Mahnungen und Buchhaltungs-Export
ProMa unterstützt den Kunden bei der Erstellung von Abrechnungen, Mahnungen und Exporten. Die Software ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die Einhaltung der für den Kunden geltenden Vorschriften (zum Beispiel Betriebskostenverordnung, Heizkostenverordnung, Wohnungseigentumsgesetz, steuerliche Aufbewahrungspflichten) liegt beim Kunden.
E-Mail-Versand
E-Mails an Mieter, Eigentümer und Dienstleister versendet ProMa über den vom Kunden in den Einstellungen hinterlegten E-Mail-Dienst. Jeder Versand an Dritte wird dem Kunden vorher zur Bestätigung angezeigt. Für Inhalt, Empfängerauswahl und die Zulässigkeit des Versands ist der Kunde verantwortlich.
8. Verfügbarkeit, Wartung, Sicherung
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, schuldet aber keine bestimmte Verfügbarkeitsquote. Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorher an und führt sie bevorzugt außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch. Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (etwa Ausfälle von Internetverbindungen, Rechenzentren oder Diensten Dritter), gehen nicht zu seinen Lasten.
Die Daten des Kunden werden täglich gesichert; Sicherungen werden sieben Tage aufbewahrt. Die Sicherung dient der Wiederherstellung des Dienstes nach Störungen und ersetzt keine eigene Datensicherung des Kunden.
9. Nutzungsrechte
Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, ProMa für eigene Zwecke zu nutzen und die von ihm eingeladenen Personen im vorgesehenen Rollenumfang nutzen zu lassen. Alle weitergehenden Rechte an der Software verbleiben beim Anbieter. Der Kunde darf die Software nicht kopieren, verändern, zurückentwickeln oder Dritten außerhalb des vorgesehenen Zwecks zugänglich machen.
10. Vergütung
Die Testphase ist kostenlos. Die Vergütung für die anschließende Nutzung, der Leistungsumfang und die Zahlungsbedingungen ergeben sich aus dem individuellen Angebot beziehungsweise Vertrag zwischen Anbieter und Kunde. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
11. Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer eigener Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre. Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.
12. Laufzeit, Kündigung, Datenrückgabe
Die Testphase endet automatisch nach 30 Tagen und kann vom Kunden jederzeit vorher beendet werden. Laufzeit und Kündigungsfristen eines kostenpflichtigen Vertrags ergeben sich aus dem individuellen Vertrag. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt; ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere bei schwerwiegenden Verstößen gegen Abschnitt 5 vor.
Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen seine Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit. Danach löscht der Anbieter die Daten des Mandanten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Protokolleinträge, die zur Nachvollziehbarkeit des Betriebs nötig sind, können länger aufbewahrt werden.
13. Änderungen dieser Bedingungen
Der Anbieter kann diese Bedingungen ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht (zum Beispiel geänderte Rechtslage, neue Funktionen, Anpassung an technische Entwicklungen) und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Änderungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen; auf diese Folge weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, kann der Anbieter den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.
14. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Koblenz.
Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.
Bei Fragen zu diesen Bedingungen erreichen Sie uns unter info@colibri-concepts.de.